1. Erkennen Ihres Verbesserungs-/Rationalisierungspotentiales
GIS - Lösungen sind Rationalisierungsmittel. GIS - Einführungen sind Prozessrationalisierungen -
mit Menschen.
Ohne Ziel wird kein Prozess rationalisiert. Prozesse werden von Menschen rationalisiert. Im Ziel steckt der Rationalisierungsanlass, der auslösende Mangel oder das Verbesserungspotenzial einer Situation. Aus dem Ziel leiten sich die einzelnen Aufgaben und vieles weitere ab.
Nur ein Technologieangebot oder eine "Mode" führen in der Regel nicht zu Investitionen.
2. Definition Ihres Projektteams
Die zehn Punkte sind nicht frei von Wechselwirkungen untereinander. Manches wird iterativ durchlaufen werden (siehe z.B. Punkte 1 bis 5). Die Ergebnisse sind komplex, d.h. Sie können davon ausgehen, daß die Ergebnisse nicht sofort von jedem, der einmal kurz in diesen Prozeß eingebunden wird, in den Auswirkungen, Möglichkeiten und Zusammenhängen für Ihre Aufgaben und Ziele wirklich erkannt werden können.
Was bedeutet das?
Wir empfehlen, Entscheidungsträger, durch Aufgaben und Kompetenzen prädestinierte Mitarbeiter und sonstige Interessierte zu diesem Projektteam zusammenzufügen. Das wichtigste an diesem Projektteam ist, dass die Mitglieder Zeit einplanen für die Sichtung und Bewertung der erarbeiteten Ergebnisse und dass sie Schritt für Schritt sich in die Lage versetzen, die Richtung zu korrigieren, also Entscheidungen zu fällen.
Ein externer Berater, das Systemhaus, der Dienstleister braucht einen Ansprechpartner bei Ihnen.
Es reicht manchmal aus, wenn Sie mit unserer Unterstützung zunächst einen "Schnelldurchlauf" durch die oben genannten Punkte machen, der zur Definition des Teams für die Pilotaufgabe führt.
Bitte beachten Sie, dass dieses Team auch wirklich die Kraft zur Meinungsbildung und Multiplikation besitzt.
3. Analyse Ihrer verfügbaren Daten
Für Aufgaben mit Raumbezug (kommunale Kataster, technische Fachkataster, raumplanerische Aufgaben, Informationsaufgaben, strategische Aufgaben, politische Aufgaben) gibt es folgende wichtige Datenquellen:
- Katasteramt, Landesvermessungsamt (ALK/DFK, ATKIS, amtl. Rasterdaten)
- Partner im Territorium, wie z.B. überregionale Ver- und Entsorger, regionale Ver- und Entsorger (Stadtwerke, AZV, WZV), Stadtverwaltung, Planungsbüros, Vermessungsbüros
- Umweltministerium und Landesamt für Umwelt, deren amtliche Daten zur Geo- und Umweltsituation sowie zur Raumplanung (Raumordnungskataster)
- Privatwirtschaftliche Anbieter (das nimmt immer mehr zu)
Wir empfehlen, folgende Fakten zu den Daten aktuell und genau zu ermitteln:
- Aktualität der Daten
- Lagegenauigkeit der Daten
- Bezugssystem, Herstellungsmaßstab u.a. Qualitätsparameter
- Dateninhalt und Gliederung
- Datenverfügbarkeit in der Fläche
- Datenmengen
- Mögliche Datenformate zur Bereitstellung der Daten an Sie
- Wie werden die Daten aktualisiert?
- Was werden Sie an andere liefern?
- Welche Änderungen / Erweiterungen / Neuerstellungen sind geplant?
- Investitionen (für die Erstübernahme sowie für Aktualisierungslieferungen)
- Welche Dokumentationen gibt es zu den Daten?
- Was weiß das Amt über weitere wichtige Datenquellen für Ihr Gebiet?
Anhand der Antworten können Sie die Investitionen und Zeiträume zur Übernahme und Nachbereitung der vorliegenden Daten in ein GIS ableiten.
Nachbereitung heißt, daß einige Daten ggf. noch nicht in allen technischen und Qualitätsparametern so zur Verfügung stehen, daß diese "auf Knopfdruck" bei Ihnen aufgabengerecht (für die neuen Aufgaben) nutzbar sind.
Das Ergebnis der Datenanalyse hat positiven Einfluß auf alle folgenden Etappen, denn Sie wissen nun, was Sie konkret und schnell machen können. Ziel ist es, diese Analyse möglichst kurzfristig abzuschließen und zügig die nächsten Schritte einzuleiten - anders gesagt, nutzen Sie den Vorteil der Aktualität Ihrer Geodatenanalyse und die dadurch gewonnene inhaltliche Nähe Ihres Projektteams!
Nach unserer Erfahrung ist für die Datenanalyse ein
externer Berater mit Erfahrungen im Geodatenbereich prädestiniert, weil er sich
zusammenhängend Zeit zur Lösung nimmt und
Aussagen auch technisch überprüfen kann, denn Daten sind oft nicht so wie dargestellt.
4. Definition der Aufgaben und Einsatzschwerpunkte Ihres Informationssystems
Aufgabendefinition und Datenverfügbarkeit sind iterative Schritte, denn man kann Aufgaben erst in Angriff nehmen, wenn die Datengrundlage dafür da ist bzw. erlauben verfügbare Daten oft Aufgaben, die zunächst übersehen worden sind.
Oft ist es aber so, daß die Bereitschaft, über Aufgaben und Rationalisierungsziele nachzudenken erst dann gegeben ist, wenn die Datensituation klar ist.
Nach unseren bisherigen Erfahrungen wird die Datenverfügbarkeit
unterschätzt. Es sind erhebliche Datenmengen da - und mit einer aufgabenbezogenen (statt pauschalen) Wertung dieser vorhandenen Daten sind Aufgaben häufig viel schneller lösbar, als vorab vermutet.
Wir leben im Land mit den meisten Geodaten weltweit (dank unseres gut organisierten Vermessungswesens)!! Andere Länder beneiden uns darum.
Durch eine gute Datenanalyse, auch durch Beispielpräsentationen bzw. durch die Meinungsbildung des Projektteams in Ihrem Hause werden den künftigen Nutzern die Möglichkeiten zur Anwendung der digitalen Daten in Ihrer Arbeit klar. Es werden viele Aufgaben "neu entdeckt". Dieser Prozeß ist positiv zu werten, gibt er doch Interessierten das Gefühl, gehört worden zu sein.
Wir betrachten es als unsere Aufgabe, unterstützt vom Projektteam, diese kreative, offene Phase herbeizuführen.
So wird die breite Akzeptanz viel leichter gewährleistet, als wenn zum Schluß "von Oben" etwas kommt.
5. Definition Ihrer Rationalisierungsziele
Auf Basis der Datenanalyse sind Gespräche zur Aufgabendefinition und Zieldefinition (was soll sich verbessern, wie soll es werden) konkret möglich.
Als Ergebnis entstehen Aufgabenbeschreibungen und deren mögliche zeitliche Reihenfolge (noch losgelöst von der Budgetierung). Wichtig dabei ist, daß Sie
im Vergleich zu den konkreten Investitionen (Daten, Hardware, Software, Schulungen, Arbeitszeit)
auch den konkreten Nutzen darstellen können.
Genau das ist häufig eine echte Herausforderung im öffentlichen Dienst.
Wenn es gelingt, den Nutzen quantifiziert darzustellen, ist die Investition gerechtfertigt und die Aufgabe kann aktiv angegangen werden.
Dass dies möglich ist, beweisen die Erfahrungen hunderter unserer kommunalen Kunden, die POLYGIS erfolgreich eingeführt haben.
6. Analyse Ihrer personellen Voraussetzungen
Aufgaben werden von Menschen realisiert. Daher ist es wichtig, dass Sie die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig in den Entscheidungsprozeß einbeziehen und für das Projekt gewinnen.
Das ist, genau betrachtet, oft die größte Herausforderung.
Dazu gehört die Einbindung in die Formung der Aufgabe, das Zuhören, was wirklich wichtig ist, damit die gewünschten positiven Effekte erzielt werden.
Eine wichtige Voraussetzung ist die richtige Einschätzung der Qualifikation der Mitarbeiter (z.B. Stand der Computerkenntnisse), um geeignete Schulungsmaßnahmen abzuleiten (siehe auch Abschlußbemerkung).
Sie werden am Anfang zusätzliche Zeit für das neue Werkzeug benötigen. Bitte planen sie diese Zeit ein.
Der Erfolg ist Ihnen sicher, wenn sich jeder beteiligte Mitarbeiter mit seiner Rolle als "Datenerzeuger" identifiziert und sie im System bewusst wahrnimmt. Diesen Prozess können oft auch Außenstehende sehr wirksam unterstützen.
7. Erarbeitung Ihrer Vorgehensweise zur Beschaffung fehlender Daten
Wenn Sie so weit gekommen sind, können Sie präzise sagen, wann welche weiteren Daten benötigt werden. Das setzen Sie am besten mit qualifizierten Dienstleistern um (Vertragsverhandlungen, Zeitpläne, Budgetpläne). Nur in Ausnahmefällen werden Sie selber umfangreiche Datenerhebungen ausführen.
Die Parameter der zu beschaffenden Daten werden vom Projektteam und - wenn eingesetzt - dem externen Berater mit dem Dienstleister definiert.
8. Analyse Ihrer technischen Voraussetzungen (Hard- und Software)
Die in den vorherigen Schritten ermittelten Angaben zu Datenmengen (diese haben z.B. Auswirkung auf Serverparameter, Netzgeschwindigkeit) und den einzelnen Aufgaben (diese bestimmen Anzahl und Parameter der Arbeitsplätze) erlauben Ihnen die Definition der Hard- und Softwarebasis und so die Budgetierung zur Ausbauplanung dieser Basis.
9. Definition Ihrer Pilotaufgabe
Aus den, in den bisher durchlaufenen Schritten, erarbeiteten Fakten wird eine Aufgabe zur konkreten Startaufgabe. Sie präzisieren diese Aufgabe, die Datengrundlage, die Personen, die Qualifizierungsbedürfnisse, den Terminplan sowie benötigte Hard- und Software.
Dieser Punkt ist wichtig.
Zum konkreten Start zählt nicht nur, was Sie in den nächsten beiden Jahren vorhaben. Ganz wichtig ist auch, was Sie in den nächsten 8 Wochen nach dem Start machen möchten - und welche Ergebnisse Sie erwarten. Aus der Definition leitet sich alles ganz konkret ab. Die Mitarbeiter sind eingestimmt. Sie haben bezüglich Datenbeschaffung, Hardware, Software und Schulung vollständige kommerzielle und terminliche Klarheit.
Es kann losgehen! 10. Erarbeitung Ihres Stufenplanes zur Einführung des GIS
Nach Auswertung der Pilotaufgabe und nach Kommunikation der dabei gesammelten Erfahrungen in Ihrem Hause können Sie im Einklang mit den finanziellen Möglichkeiten die nächsten Aufgaben starten. In diesem Zusammenhang werden Sie auch Terminpläne präzisieren. Gerade dieser Schritt ist einfacher, als er aus der jetzigen Ferne wirkt.
Warum? Weil Sie zu diesem Zeitpunkt selber praktische Erfahrungen besitzen!
Abschlußbemerkung
Nach einer Studie des IDC haben Investitionen in Informationstechnologie (IT) in den USA und Deutschland folgende statistische Kennziffern:
| Von einer IT-Investition werden prozentual verwendet: |
Deutschland |
USA |
| Für Vorbereitung, Test, Auswahl |
35 % |
15 % |
| Für Hardware und Software |
60 % |
60 % |
| Für Schulung und Training |
5 % |
25 % |
Und wie sieht der Lohn der gründlichen, deutschen Vorbereitung aus ?
Die Produktivitätssteigerung infolge der IT-Investition in den USA liegt durchschnittlich um 40-60 % über der deutschen Produktivitätssteigerung!
Warum? Die gründliche, deutsche Vorbereitung wird im Ausbildungssektor verspielt.
Wenn Sie diese Erkenntnis in die Tat umsetzen, dann können Sie Prozesse in erster Linie mit Menschen und dann erst mit Technik verbessern!
So sichern Sie sich Ihre kostenlose Startberatung Sie haben Interesse an einer kostenlosen Startberatung zur Vorbereitung der Einführung Ihres GIS?
Dann schicken Sie uns bitte einfach das
Antwortfax ausgefüllt zurück!
Wir freuen uns auf Ihr Interesse und Ihre Fragen!
Ihr IAC-Team aus
Leipzig
